Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Das DMS (Dokumenten-Management-System) ist zunächst eine sehr umfängliche Software, die künftig als „interner Dienstleister“ für alle hochschulinternen Dokumente fungieren wird. Es ist aber kein besserer „Dateimanager“ unter Windows, sondern vielmehr ein sehr hilfreiches Unterstützungsinstrument im Arbeitsalltag und, das ist fast am wichtigsten, es agiert weitestgehend im Hintergrund. Es gibt also kein neues Outlook, HISinOne, FSV oder dergleichen.
Vielmehr stellt das DMS im Arbeitsalltag alle notwendigen Dokumente im jeweils notwendigen Bearbeitungszustand zur Verfügung, speichert Änderungen und gibt die neue Version an den nächsten Bearbeitungsschritt weiter. Ein kleines Anwendungsbeispiel ist der Dienstreiseantrag inklusive aller Anlagen und Abrechnungen, der zwischen den verschiedenen Personen dann vollständig digital „wandert“, versehen mit Eingangsstempel, Festlegungsnummern u.s.w.
Was bringt das DMS für Vorteile?
Die wichtigsten Vorteile liegen in den täglichen Abläufen: Zum einen müssen sich die Benutzerinnen und Benutzer nicht mehr wirklich darum kümmern, wer im nächsten Schritt eine Bearbeitung des Vorgangs vornimmt. Dies ist künftig im DMS hinterlegt und wird dann von der Software gesteuert. Zum anderen hat das aufwendige Suchen von Dokumenten in den unterschiedlichen Versionen und Kopien ein Ende, es existiert zudem nur noch eine Version des Dokumentes in der neuesten Fassung, die auch noch schnell und intuitiv gefunden wird. Zudem wird alles gesetzeskonform und revisionssicher gespeichert sowie digital aufbewahrt. Schließlich wird die Hochschule langfristig die 1,2 Millionen Blatt DIN-A4-Papier einsparen, die jährlich verbraucht werden, und damit einen nicht geringen Beitrag zur Ressourceneinsparung leisten.
Erste Anwendungsfelder
Wie ist der aktuelle Stand der Dinge? Der Softwareanbieter ist gefunden und beauftragt, die ersten internen Abläufe (mit Verantwortlichkeiten und Inhalten) sind digital erfasst und im April beginnt die konkrete Projektrealisierung mit dem neuen Partner Hochschule: die codia Software GmbH. Umgesetzt werden im ersten Schritt die Verarbeitung eingehender Rechnungen (auch E-Rechnungen), die Digitalisierung und Verarbeitung eingehender Post und der Prozess der Immatrikulation im neuen Hochschulzentrum Studierendenservice (HZS). Ein für das Projektteam wichtiger Punkt wird ebenfalls in dieser Zeit umgesetzt – die Schulung und Befähigung der Mitarbeitenden in den jeweiligen Bereichen und Abteilungen stehen sehr weit oben auf der Prioritätenliste.
Zeitliche Zielsetzungen
Die ersten Ergebnisse werden also noch in diesem Jahr sichtbar sein. Damit aber nicht genug – das DMS der Hochschule soll künftig die Basis aller Digitalisierungsaktivitäten darstellen, vergleichbar mit einer „Informationsspinne“ oder einem internen „Verteilknoten“. Deshalb werden Schritt für Schritt auch zahlreiche andere Lösungen im Hause an das DMS angebunden. Das ist aber nicht sofort per „Knopfdruck“ realisierbar. Dieser zweite große Umsetzungsschritt wird nach und nach konzipiert, intern abgestimmt und vollzogen.
Verantwortlichkeit und Ansprechpersonen
Verantwortlich ist ein kleines Projektteam rund um Dennis Bohne und Irena Schäfer, das intensiv mit dem neuen CIO-Lenkungsausschuss und der Hochschulleitung zusammenarbeitet. Wer Sorgen und Wünsche hat, kann sich jederzeit gern an dieses Projektteam wenden. Es steht auch bei Problemen und Erfahrungen aus dem jeweiligen beruflichen Alltag zur Verfügung: bei Dingen, die schon immer ärgerlich waren, nicht funktioniert haben oder besser laufen sollten – aber auch bei Dingen, die gut funktionieren. Irena Schäfer und Dennis Bohne freuen sich zu allen Rückmeldungen und möchten sie für ihre weitere Arbeit rund um das DMS berücksichtigen.
